8 saker att tänka på inför svåra samtal
Att hantera svåra samtal är en viktig del av rollen som chef eller ledare. Det kan handla om att ta upp känsliga frågor, hantera konflikter eller ge feedback som är svår att ta emot.
Här har vi samlat åtta konkreta råd som hjälper dig att förbereda, genomföra och följa upp svåra samtal.
1. Vänta inte!
”Var tydlig, tidigt”, är ett talesätt som är bra att påminna sig om. Det är nämligen lätt att skjuta på den här typen av samtal och tänka att ”det blir säkert bättre”, ”jag tar det i nästa vecka” och ”det kanske löser sig”. Detta är mänskligt, men försök att inte göra det misstaget! Ta tag i sakerna direkt, innan det hinner gå för lång tid. Det är bäst för alla.
2. Sammanställ ett tydligt faktaunderlag
Förberedelser är A och O. Låt inte samtalet handla om vad ni tycker. Ha konkreta exempel på till exempel ett beteende som inte är ok, eller på vilket sätt du inte tycker medarbetaren når upp till det förväntade resultatet. Räkna med motargument, så ju tydligare och mer obestridbara uppgifter du har, desto bättre.
3. Lyssna aktivt och ställ frågor
Kom ihåg, att även om du är säker på vad du vill ha ut av samtalet så är det just ett samtal, och inte en delgivning. Lyssna, ställ frågor, kontrollera att du har förstått vad den andre menar och vice versa.
4. Var beredd på starka reaktioner
Det är utmanande att hantera de känslor som dyker upp i ett sådant här samtal. Medarbetaren kan bli arg, gråta, eller på andra sätt visa starka känslor. Du kommer tycka detta är obehagligt, men försök hålla fokus på att detta är något du gör i din professionella roll. Det innebär inte att du inte ska kunna visa empati. Men att börja vika från dina beslut och ståndpunkter blir fel.
5. Ge utrymme för reflektion och uppföljning
Räkna inte med att det här löser sig efter bara ett samtal. Lägg upp en plan för fler möten och återkoppla. Se även punkt 7.
6. Be medarbetaren om förslag på lösningar
Ofta sitter medarbetaren själv med bra idéer om hur problem kan lösas. Lyssna på dessa och överväg att testa. Motivationen för att lösa problemen efter eget huvud kommer att vara mycket större än om du kommer med dina förslag på lösningar.
7. Gör upp en konkret handlingsplan
Kom överens om vad som ska göras, när det ska göras och när ni ska stämma av. Se sedan till att hålla er till den här planen. Det är lätt gjort att släppa taget lite efter att det första svåra samtalet är avklarat.
8. Sammanfatta och stäm av att ni är överens
Avsluta mötet med att gå igenom det ni har talat om och få accept på att du och medarbetaren är överens om vad ni kommit fram till.
BLI EN BÄTTRE LEDARE MED LILLA LEDARSKAPSSKOLAN!
Anmäl dig till vår kurs för att lära dig fem bra grunder inom ledarskap – helt gratis! Du får under kursen lära dig tips och tricks och metoder för att bli en bättre ledare. Dessutom får du övningar efter varje lektion som hjälper dig reflektera över ditt ledarskap och hur du kan bli en bättre ledare.
Det enda du behöver göra är att ge oss din e-post adress och så kommer vi att skicka dig alla 5 lektionerna via mail.
